Serious Gaming: van spel naar werkafspraken

In dit blog lees je hoe je de opbrengst van een Serious Game vertaalt naar concrete werkafspraken. Want de winst zit in wat je na het spel anders doet.

Een Serious Game is leuk

Als het goed is tenminste.

Maar laten we eerlijk zijn: “leuk” is niet waarom je mensen uit hun werk haalt, agenda’s leegtrekt en een begeleider voor de groep zet. Je doet het omdat er iets zichtbaar moet worden. Gedrag. Samenwerking. Gedoe. Afspraken die op papier logisch zijn, maar in de praktijk toch niet uitpakken zoals je wilt.

Van spelgedrag naar werkgedrag

Tijdens een Serious Game gebeurt er van alles.

Mensen nemen de leiding. Of juist niet. Informatie wordt gedeeld. Of blijft ergens hangen. Teams maken keuzes onder druk. Rollen worden duidelijk. Of juist pijnlijk vaag.

Dat is allemaal interessant, maar nog niet automatisch bruikbaar.

De kunst is om niet te blijven hangen in: “Wat vonden we ervan?”

Want dan krijg je antwoorden als:

“Leuk.”
“Herkenbaar.”
“Interessant.”

Allemaal prima. Maar niemand gaat daar morgen anders van werken.

De betere vraag is:

Wat zagen we gebeuren dat ook in onze praktijk gebeurt?

De vertaling begint bij het gedrag dat zichtbaar werd.

Stap 1: haal het patroon uit het spel

Na het spelen wil je eerst scherp krijgen welk patroon steeds terugkwam.

Bijvoorbeeld:

Informatie werd te laat gedeeld.
Eén persoon pakte steeds de regie.
Mensen wachtten op toestemming.
Er werd snel gekozen, maar weinig afgestemd.
Iedereen dacht dat de ander het overzicht had.

Twijfels werden niet uitgesproken.

Dat zijn geen losse observaties. Dat zijn signalen. Als zo’n patroon in het spel zichtbaar wordt, is de kans groot dat het in de praktijk ook ergens rondloopt. Waarschijnlijk niet met een naambordje om, helaas. Maar het is er wel. Dus benoem het patroon zonder meteen naar schuldigen te zoeken. Dan kunnen ze onderzoeken wat er gebeurt. En dat is wat je wilt.

Stap 2: koppel het patroon aan de praktijk

Een patroon uit het spel is pas waardevol als je het terugbrengt naar het echte werk. Dus vraag door.

Waar gebeurt dit bij ons ook?

Wanneer wordt dit spannend?

Wie merkt hier de gevolgen van?

Wat doen we nu als dit gebeurt?

Wat spreken we eigenlijk af, en wat doen we in werkelijkheid?

Daar zit vaak het ongemak.

Want dan blijkt dat iedereen de afspraak nét anders interpreteert. Of dat de afspraak ooit is gemaakt, maar alleen nog leeft in een document uit 2021. Of dat mensen het wel weten, maar in de drukte iets anders doen. Heel menselijk. Ook heel veranderkundig irritant.

Een voorbeeld:

In het spel bleek dat informatie steeds te laat werd gedeeld. In de praktijk herkennen deelnemers dit bij overdrachten tussen teams. Iedereen denkt dat de belangrijkste informatie wel bekend is, maar niemand checkt het expliciet.

Dan is het patroon dus niet: “we moeten beter communiceren.”

Het patroon is: “we vertrouwen te veel op impliciete informatie.”

Kijk. Nu kun je ergens mee werken.

Stap 3: maak van inzicht een scherpe werkvraag

Veel sessies blijven hangen bij inzichten. “Mooie inzichten”, zelfs. Altijd oppassen met die woorden. Ze klinken goed, maar betekenen vaak dat niemand weet wat de volgende stap is. Daarom vertaal je elk inzicht naar een werkvraag. Dit dwingt je om praktisch te worden.

Dus niet:

“We merkten dat rollen onduidelijk zijn.”

Maar:

“Wie neemt de beslissing als er tijdsdruk is en belangen botsen?”

Een goede werkvraag is concreet genoeg om een afspraak uit te halen.En dat is precies de bedoeling.

Stap 4: vertaal de werkvraag naar een afspraak

Nu wordt het praktisch. Een werkafspraak is geen goede intentie. Geen ambitie. Geen gezellige zin waar iedereen ja op kan knikken zonder iets te veranderen. Een werkafspraak zegt wat je doet, wanneer, door wie en hoe.

Bijvoorbeeld:

Inzicht: informatie wordt te laat gedeeld.
Werkvraag: welke informatie moet altijd in de overdracht zitten?

Werkafspraak: bij elke overdracht benoemen we drie dingen: wat is zeker, wat is onzeker en wat vraagt vandaag actie.

Stap 5: houd het klein genoeg om morgen te doen

Na een goede Serious Game ligt er vaak genoeg materiaal voor een beleidsplan, drie werkgroepen en een heidag met matige lunch. Doe dat niet. Kies liever twee of drie afspraken die direct impact hebben. Klein is uitvoerbaar. Een afspraak die morgen getest wordt, is waardevoller dan een veranderplan dat over zes weken nog “in concept” staat.

Dus kies afspraken die:

• -vandaag begrepen worden,
• -morgen geprobeerd kunnen worden,
• -binnen twee weken geëvalueerd kunnen worden.

Dat klinkt misschien minder indrukwekkend maar het werkt beter. En het scheelt iedereen een hoop vergadertaal.

Stap 6: maak iemand eigenaar van de afspraak

Ja, daar is-ie weer: eigenaarschap.

Het woord dat in verandertrajecten vaak betekent: “we hopen dat iemand dit oppakt.” Maar hoop is geen borgingsstrategie. Als je wilt dat een werkafspraak blijft leven, moet duidelijk zijn wie erop let.

Wie checkt of de afspraak wordt getest?

Wie haalt ervaringen op?

Wie brengt terug wat werkt en wat niet?

Wie zorgt dat het niet verdwijnt zodra maandag zich meldt meteen inbox met 47 ongelezen mails? 

Dat hoeft niet altijd een manager te zijn. Soms is het juist slimmer om iemand uit het team te kiezen. Iemand die dicht op de praktijk zit en snel ziet of een afspraak werkt of vooral mooi klinkt. Want sommige afspraken zien er op papier prachtig uit. Tot maandag 08.30 uur. Dan begint de waarheid.

Stap 7: test de afspraak in het wild

Een Serious Game is een veilige oefenruimte. Maar uiteindelijk moet de afspraak het echte werk in. Daarom test je de afspraak bewust in de praktijk. Niet meteen voor altijd. Niet meteen organisatiebreed. Gewoon klein.

Twee weken.

Eén team.

Eén overdrachtsmoment.

Eén proces.

Eén praktijksituatie waar het vaak schuurt.

Zeg bijvoorbeeld:

“De komende twee weken testen we deze overdrachtsafspraak in team Noord.”

Of:

“Tijdens de volgende drie lessen gebruiken we deze AI-afspraak en noteren we waar studenten of docenten vastlopen.”

Of:

“Bij de komende vijf situaties met piekdrukte gebruiken planning en team dezelfde prioriteitenlijst.”

Zo maak je verandering behapbaar.

Mensen hoeven niet meteen een nieuwe werkelijkheid te omarmen. Ze hoeven alleen eerlijk te testen of de afspraak werkt. En als het niet werkt? Dan weet je dat ook weer en kun je op zoek naar een andere oplossing.

Stap 8: geef de afspraak een vaste plek

Een afspraak blijft niet leven omdat je hem opschrijft.

Hij blijft leven omdat hij terugkomt in het werk.

In de overdracht.
In de dagstart.
In het teamoverleg.
In de lesvoorbereiding.

Dus vraag: waar hoort deze afspraak vanaf nu thuis?

Gedrag verandert niet na één sessie

Een Serious Game is pas geslaagd als er na het spelen iets verandert in het werk .Als iemand op maandagochtend denkt: Wacht. Hier hadden we een afspraak over. En die afspraak dan ook gebruikt.

Dán wordt Serious Gaming geen creatieve onderbreking van het werk, maar een manier om het werk slimmer, duidelijker en eerlijker te maken. Een spelletje, ja. Maar wel eentje met gevolgen. Meer dan een potje Fortnite.

Kies 2–3 afspraken, probeer ze morgen uit en zet meteen een check-in in de agenda. Dan blijft het niet bij een spelletje, maar wordt het gewoon jullie nieuwe normaal.